Cómo ser Wedding Planner

La figura de Wedding Planner ha pasado de ser desconocida por el público general a encontrarse presente en la mayoría de bodas en la actualidad. En este artículo encontrarás toda la información que necesitas saber sobre esta profesión y las claves para poder emprender en este sector.

¿Qué es un Wedding Planner?

El término anglosajón Wedding Planner surge en los Estados Unidos en torno a los años 50 y hace referencia a lo que en español conocemos como Organizador de Bodas. 

¿Qué funciones tiene un Wedding Planner?

El Wedding Planner se encarga de acompañar y ayudar a las parejas que van a casarse a organizar todo el evento, tanto de cara al público como todo el entramado que hay detrás (contratación de profesionales, papeleo…)

Junto a la pareja en nupcias establecen un presupuesto al que se ajustarán para crear el evento a medida. El WP también acompaña a la pareja a través de los trámites legales que la unión requiera y se encarga de encontrar y reservar todos los bienes y servicios necesarios: lugar de la ceremonia, catering, decoración, flores, música, fotografía y vídeo.

También se encarga de organizar a los invitados, encargándose de las invitaciones, la lista de boda, el transporte y alojamiento si es necesario, la distribución de las mesas, etc. 

Y por último, el Wedding Planner también puede ejercer de maestro de ceremonias, llevando el peso del discurso gracias a anécdotas e historias sobre la pareja y a través de los ritos y tradiciones que el futuro matrimonio haya decidido. Aunque el Wedding Planner no siempre ocupa este puesto y en ese caso, se encarga de encontrar al profesional adecuado o del acompañar y ayudar al  familiar o amigo que vaya a oficiar la ceremonia.

Todo lo que debes saber para montar un negocio de Wedding Planner

El primer paso que debe tomar todo aquel que quiera saber cómo ser Wedding Planner y montar una empresa de organización de bodas es formarse, puesto que este tipo de eventos tienen una fuerte carga emocional para las personas que van a casarse y sus familiares y organizar una boda sin los conocimientos necesarios puede resultar en desastre. 

Estudio del mercado

Una vez contamos con la formación necesaria, el siguiente paso para abrir tu empresa de Wedding Planner, es conocer las características del mercado en el que se va a operar. Para ello debemos seguir una serie de pasos y hacernos las siguientes preguntas:

1. Delimitar el área de acción (local, provincial, nacional…)
2. Calcular las oportunidades en el área (¿Se casa la gente suficiente?, ¿La gente organiza sus bodas o contrata profesionales?)
3. Conocer el público objetivo potencial. (¿Qué tipo de parejas están dispuestas a contratar a un Wedding Planner?, ¿Qué características las definen?)
4. Descubrir y analizar la competencia (¿Existen más empresas de Wedding Planner en el entorno?, ¿Hay suficiente cuota de mercado para un nuevo agente?, ¿Qué puedo aportar yo que no pueda aportar la competencia?)

Plan de negocio

Conociendo ya el mercado en el que vamos a actuar, debemos establecer las particularidades, objetivos, límites y servicios de nuestro futuro negocio. En el plan de negocio es muy importante delimitar los servicios y la monetización de estos y por ello debemos establecer:

1. Tipo de servicios: 
   1. Personalizado, creación de un evento a medida para cada pareja.
   2. Por paquetes, creación de 3-4 tipos distintos de bodas entre los que puede elegir la pareja, normalmente delimitados por el presupuesto (de estándar a premium).
2. Comisión del Wedding Planner:
   1. Fija, según los servicios contratados.
   2. Variable, un porcentaje del presupuesto total de la boda.

Propuesta de valor

Contando ya con un plan de negocio y conociendo las empresas de la competencia, debemos definir nuestra propuesta de valor, es decir, definir qué va a hacernos diferentes y por lo tanto qué va a hacer que la empresa de Wedding Planner que se va a crear sea atractiva para los potenciales clientes. Esta diferenciación puede estar basada en el precio (low-cost o premium), en los servicios que se ofrecen (bodas temáticas, bodas en entornos mágicos, bodas en destino…) o en las carencias de la competencia. 

Constitución de la empresa

Llegado el momento, ha de constituirse la empresa de Wedding Planner, y para ello hay que realizar una serie de trámites legales:

1. Elegir la forma jurídica: las más habituales son el régimen de autónomos y la sociedad limitada, esto dependerá del número de empleados y lo que se adecue más a las necesidades del empresario.
2. Registrar la marca en el registro mercantil y la razón social de la empresa.
3. Abrir una cuenta bancaria para la empresa y conseguir financiación si es necesario.
4. Darse de alta en la Seguridad Social, Hacienda y el registro mercantil y obtener el NIF y la licencia de apertura.
5. Obtener y legalizar los libros.
6. Dar de alta a los empleados si se tienen.

Todo lo que debes planificar antes empezar

Identidad de marca

Teniendo ya la empresa y la marca registrada es el momento de darle una imagen y forma que defina y represente a la empresa. La identidad de la empresa ha de ser única y  reconocible de manera rápida y debe estar compuesta de los siguientes elementos:

1. Nombre (establecido en la creación de la empresa)
2. Logotipo (y las normas de uso de este)
3. Manual corporativo (Recogerá los colores de la marca, uso de tipografías, estilo de las fotografías a utilizar y el tono y estilo de la marca)

Este proceso puede hacerlo uno mismo, aunque lo más recomendable es contratar a un profesional que se encargue de ello para que la identidad sea más consistente y única.

¿A qué público te vas a dirigir?

En el estudio de mercado que se realiza previamente a la constitución de la empresa ya se establece el público objetivo, ahora es el momento de decidir cómo entrar en contacto con el. 

1. Web de la empresa: Una página web corporativa tiene como objetivo dar a conocer a los usuarios o público objetivo toda la información relacionada con los servicios que ofrece una empresa. En este caso, no solo servirá para dar a conocer los servicios como organizador/a de bodas, sino que también se usará para comunicar, ofrecer material gráfico sobre eventos realizados, métodos de contacto, etc… De este modo, los usuarios podrán hacerse a la idea de los servicios que ofreces como Wedding Planner.
2. Redes Sociales: Como ya sabemos, en este sector las redes sociales son realmente importantes, ya que a través de estas podrás comunicar tu forma de trabajar y los resultados de los eventos que has ido haciendo a lo largo del tiempo. Además de lo anterior, también es un canal muy interesante para encontrar nuevos clientes que estén interesados en estos servicios, gracias al uso de hashtags, etiquetas de geolocalización o que se le muestre el contenido por intereses afines. 
3. Páginas de reseñas: El sector del Wedding Planner funciona muy bien con el boca-oreja, por lo que gran parte del público vendrá recomendado por clientes satisfechos, ya sea de forma personal o a través de este tipo de páginas.

Servicios

Aunque un Wedding Planner puede realizar casi cualquier tipo de servicios para el día de la boda, los más demandados son los siguientes:

1. Organización
2. Decoración
3. Coordinación del día de la boda
4. Diseño gráfico y cartelería
5. Servicio de fotografía
6. Organización de proveedores

¿Qué necesitas para abrir una empresa de organización de bodas?

Equipamiento

Los elementos necesarios para poder empezar una empresa de Wedding Planner son:

1. Un lugar que sirva para trabajar y recibir a los clientes.
2. Un ordenador 
3. Un teléfono de empresa, ya sea móvil o fijo, para poder contactar con los clientes, los proveedores y los colaboradores.
4. Un método organizativo, puede ser un calendario, una agenda o un programa informático en el que poder consultar y bloquear las fechas necesarias.
5.  Material y decoración de oficina. 

Proveedores y colaboradores

En el sector de la organización de bodas se pueden establecer dos tipos distintos de relación con aquellas personas y empresas que ofrecen sus servicios. Pueden ser proveedores o colaboradores, y la diferencia se encuentra en el grado de implicación y la exclusividad que tendrán con el Wedding Planner. 

Aquí dejamos un listado de los más esenciales:

1. Localizaciones: incluyen restaurantes, salones de banquetes, iglesias, fincas, etc.
2. Tiendas de trajes de novia y novio.
3. Floristería
4. Pastelería
5. Catering
6. Diseño gráfico
7. Fotografía
8. Músicos de distintos tipos: grupos musicales, dj, cantantes, pianistas…
9. Maestro de ceremonias
10. Tienda de regalos y detalles personalizados
11. Decoradores

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